Tietosuojaseloste

Tämä seloste kuvaa, miten Sääksmäen Reserviläiset Ry (jäljempänä “yhdistys”) kerää, käsittelee ja suojaa henkilötietoja. Toimintamme koostuu reserviläistoiminnasta, maanpuolustustyöstä, tapahtumien järjestämisestä, drone-toiminnasta sekä varainhankintaa tukevasta asiantuntija- ja liiketoiminnasta.

1 Rekisterinpitäjä

Sääksmäen Reservinaliupseerit-Reserviläiset ry (SäRes)

c/o Antero Retulainen,

Metsäpellontie 4,

37600 Valkeakoski.

Y-tunnus 3031139-5.

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Yhdistyksen sihteeri Wille Peltonen

+358 4565 75412

wille.peltonen@sares.fi

3 Rekisterin nimi

Sääksmäen Reserviläiset ry jäsen- ja asiakasrekisteri.

4 Rekisteröidyt

Sääksmäen Reserviläiset ry jäsen- ja asiakasrekisteri sisältää seuraavat henkilöstöryhmät:

1. yhdistyksen jäsenet, kannatusjäsenet ja kunniajäsenet
2. yhdistyksen tapahtumien valvojat (osa näistä ei ole yhdistyksen jäseniä)
3. yhdistyksen sponsorit ja yhteistyökumppanit sekä asiakkaat (tapahtumien järjestäjät)

5 Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Jäsenyys ja yhdistystoiminta: Jäsenrekisterin ylläpito, jäsenviestintä ja reserviläistoiminnan koordinointi. (Peruste: Sopimus, lakisääteinen velvoite ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu).
• Tapahtumat ja varainhankinta: Tapahtumien järjestäjien, talkoolaisten ja yhteistyökumppaneiden yhteystietojen hallinta. (Peruste: Oikeutettu etu tai sopimus).
• Viranomaisyhteistyö ja koulutus: Infrastruktuurin ja tilojen tarjoaminen viranomaisten koulutuskäyttöön sekä niihin liittyvä kulunvalvonta tai yhteyshenkilöiden hallinta. (Peruste: Oikeutettu etu).
• Drone-toiminta: Salliva-alueella tapahtuvan lentotoiminnan koordinointi, turvallisuuden varmistaminen ja siihen liittyvä tekninen data. (Peruste: Oikeutettu etu).
• Liiketoiminta ja kumppanuudet: Palveluiden myynti, laskutus, asiantuntijapalvelut ja yhteistyö tukijoiden kanssa. (Peruste: Sopimus tai lakisääteinen velvoite).

Henkilötietojen käsittely perustuu henkilön itsensä antamaan suostumukseen käsitellä henkilötietojaan. käytännössä henkilö, yhteisö, sponsori tai asiakas antavat henkilö/yritystietonsa ja niiden käsittelyoikeuden silloin, kun rekisteröityvät asiakkaiksi täyttämällä yhteydenottolomakkeen tai kun pyytävät liittymistä yhdistyksen jäseneksi.

Rekisteriin kerätään vain toiminnan kannalta välttämätöntä tietoa joka edesauttaa yhteydenpitoa ja asioiden sujuvaa hoitamista. Rekisteriä käytetään myös jäsentutkimusten tekemiseen ja vuosittaisen talkootyön määrän raportointiin.

Jäsen, kannatusjäsen ja kunniajäsen –rekisteriosoissa ylläpidettäviä henkilötietoja tarvitaan yhteydenpitoa, palkitsemisia ja muistamisia sekä oikeiden ihmisten talkoisiin kutsumista varten. Jäsenien tulee lisäksi rekisteröityä Reserviläisliiton jäsenrekisteröintipalvelun kautta Reserviläisliiton jäseniksi. Reserviläisliiton tietosuojaseloste:

https://www.reservilaisliitto.fi/jasenrekisterin-tietosuojaseloste/

tapahtumien valvojat –rekisteriosoissa ylläpidettäviä henkilötietoja edelliskohdan tietojen lisäksi ovat osaamisen ja koulutuksen seurantaan sekä kulukorvauksien maksattamista varten tarvittavat tiedot.

Yhdistyksen sponsorit ja yhteistyökumppanit sekä asiakkaat (tapahtumien järjestäjät) osiossa ylläpidetään em osapuolien yhteystietoja sekä tietoja SäRes-Centerille saaduista lahjoituksista ja sponsoreille järjestetyistä tapahtumista. Asiakkaista ylläpidetään välttämättömiä tietoja asiakkaiden tapahtumien mainostamiseksi ja yhteyden pitämiseksi.

6 Käsiteltävät henkilötiedot

Sääksmäen Reserviläiset ry jäsen- ja asiakasrekisterissä käsitellään henkilöstöryhmittäin eriteltynä seuraavia tietoja:

1. yhdistyksen jäsenet, kannatusjäsenet ja kunniajäsenet (Reserviläisliiton rekisteristä siirtyvät tiedot):

• liitto-, piiri- ja yhdistystieto
• etu- ja sukunimi
• jäsennumero
• jäsenlaji
• osoite
• kunta
• ammatti (itse ilmoitettu)
• syntymäaika (tarvitaan merkkipäivien muistamiseksi)
• liittymisajankohta
• puhelinnumero ja sähköposti (tarvitaan yhteydenpitoon jäsenten suuntaan)
• jäsenmaksun maksupäivämäärä
• sotilasrvo ja aselaji sekä KH-vuorokaudet (jos ilmoitettu)
• Sääksmäen reserviläiset Ry kerää edellä mainitun lisäksi seuraavia tietoja omaan jäsenrekisteriinsä:
• rooli yhdistyksessä (jäsen, aktiivi, ei jäsen)
• talkoorooli (aktiivi, aktiivi 1-2 krt/vuosi, ei aktiivi)
• osaamis- ja kontaktitiedot (esimerkiksi ”puuseppä, tulee paikallisen sahatavaratoimittajan xx” – tarvitaan talkoopyyntöjen oikeaan kohdistamiseen oikeille henkilöille, talkoiden luonteesta riippuen)
• vuotuiset talkootunnit (tarvitaan jäsenistön oikeudenmukaista palkitsemista varten)
• myönnetyt tunnustukset ja kunniamerkit/vast (tarvitaan ettei myönnetä samaa tunnustusta kahdesti)
• Ilmailutoimintaan osallistuvilta kerätään lisäksi:
• droonioperaattoritunnus
• tiedot käydyistä kursseista ja saavutetuista lennätysoikeuksista
• tiedot omasta lentokalustosta
  
  

2. yhdistyksen tapahtumien valvojat (osa näistä ei ole yhdistyksen jäseniä)

• samat tiedot kuin edellä ja niiden lisäksi:
• koulutus- ja osallistumistiedot SäRes-centerin tapahtumavalvojien koulutuksiin osallistumisesta (tarvitaan arvioitaessa ketkä kykenevät itsenäisesti tapahtumia järjestämään)
• tilinumerotiedot (tarvitaan tapahtumien kulukorvauksien maksattamista ja verottajan hyväksymän korvauskaton seurantaa varten)

3. yhdistyksen sponsorit ja yhteistyökumppanit sekä asiakkaat (tapahtumien järjestäjät).

• asiakkaan/sponsorin nimi, y-tunnus ja osoite
• yhteyshenkilön sähköposti, nimi ja puhelinnumero sekä laskutustiedot
• asiakkaan/sponsorin omien verkkosivujen osoite (käytetään tapahtumien ja sponsoreiden mainostamisessa)
• asiakkaan tapahtuman tilaamisen yhteydessä ilmoittamat tiedot tapahtuman osallistujamäärästä, vuokrattavien tilojen, aseiden ym määrästä (kustannusarviota varten), sekä tilaisuuden luonteesta
• asiakkaan tapahtuman palaute (julkaistaan asiakkaan suostumuksella myös www-sivulla)
• sponsorin luovuttama materiaali
• sponsoreille järjestettyjen tapahtumien tiedot.

Drone-toiminnan ja alueen käytön erityiskäytännöt:

1. Lentotoiminnan data: Salliva-alueella tapahtuvassa toiminnassa kerättävä tekninen data ja visuaalinen aineisto on tarkoitettu toiminnan kehittämiseen, turvallisuuden varmistamiseen tai asiakasprojektien toteuttamiseen.
2. Anonymisointi: Mikäli aineistoa käytetään julkisesti (esim. markkinointi tai koulutus), sivulliset henkilöt tai tunnistettavat yksityistiedot anonymisoidaan, ellei nimenomaista suostumusta ole saatu.
3. Liiketoiminta: Kaupallisissa projekteissa noudatetaan tilaajan kanssa sovittuja salassapito- ja säilytysehtoja.

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityjen itsensä luovuttamat tiedot ja tiedot tapahtumiin osallistuneista.

Jäsenien tulee lisäksi rekisteröityä Reserviläisliiton jäsenrekisteröintipalvelun kautta Reserviläisliiton jäseniksi. Reserviläisliiton tietosuojaseloste:

https://www.reservilaisliitto.fi/jasenrekisterin-tietosuojaseloste/

Muita ulkopuolisia rekistereitä ei käytetä.

Cookies

Verkkosivustollamme (www.sares.fi) käytetään evästeitä vain välttämättömiin toimintoihin sekä yleisen kävijätiedon keräämiseen sivuston kehittämiseksi.

Muilta sivustoilta upotettu sisältö

Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.

Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta.

8 Tietojen luovutus tai siirtäminen

Yhdistys ei luovuta rekisteritietojaan ulospäin, pois lukien:

• jäsenrekisteriä ylläpidetään lisäksi reserviläisliiton verkkopalvelussa
• yhdistyksen jäsenten ja talkootuntien kokonaismäärä sekä www-sivujen käyttäjämäärä ilmoitetaan vuosiraportin yhteydessä, sekä vuosittain palkittujen nimet. Yhdistys raportoi em asiat Reserviläisliitolle.
• Viranomaiset: Luovutamme tietoja viranomaisille lain edellyttämissä tilanteissa.
• IT-palvelut: Tietoja säilytetään luotettavissa EU/ETA-alueen pilvipalveluissa. Käytämme EU:n mallisopimuslausekkeita (SCC), jos tietoja käsitellään alueen ulkopuolella.

9 Tietojen suojaus

Tiedot on suojattu teknisesti ja fyysisesti. Pääsy tietoihin on vain niillä vastuuhenkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseen (esim. hallituksen aktiiviset ja operatiiviset jäsenet, tapahtumavastaava, toimikuntien vastuuhenkilöt).

Tietoja säilytetään SäRes Google NonProfits drive-osiossa, johon on pääsy vain alempana nimetyillä henkilöillä.

Tietoja säilytetään myös Reserviläisliiton verkkopalvelussa jäsenten osalta. Tietoihin pääsevät ylläpitäjät ja pääsy on suojattu kaksiosaisella tunnistautumisella.

10 Tietojen käsittelyn kesto

Jäsenen tiedot poistetaan hänen kuollessaan tai irtisanoessaan jäsenyytensä, samoin tapahtumien valvojien osalta. Sponsorit voivat vastaavalla tavalla ilmoittaa irtisanoutuvansa sponsoroinnista tai jos yritystä ei enää ole, sen tiedot poistetaan.

Liiketoiminnan asiakirjat: Sopimustiedot 10 vuotta; kirjanpitoaineisto 6 vuotta tilikauden päättymisestä.

Tapahtumien järjestäjä- ja talkootiedot: Tarpeellisuuden mukaan, yleensä 2 vuotta tapahtuman päättymisestä.

Drone-raakadata: Poistetaan heti kun se on tarpeetonta projektin tai turvallisuuden varmistamisen kannalta, viimeistään 2 kuukauden kuluessa lennätyksestä.

11 Tietojen käsittelijät

Laajoja tietoja käsittelevät:

– yhdistyksen puheenjohtaja

– varapuheenjohtaja

– sihteeri ja

– tiedottaja.

Reserviläisliiton palvelussa olevia jäsentietoja pääsee käsittelemään reserviläisliiton tietosuojaselosteen mukaisesti.

Suppeita tietoja (nimi, s-posti, puhelin, koulutus- tai talkootiedot) käsittelevät toimikuntien puheenjohtajat.

12 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

13 Rekisteröityjen oikeudet

Voit pyytää koostetiedostoa omista henkilötiedoistasi, sisältäen kaiken henkilötiedon, jonka olet meille antanut. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistoa. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:

• Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
• Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
• Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
• Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
• Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsitelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

14 Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää sähköpostilla tai henkilökohtaisesti kohdassa kolme (3) nimetylle yhteyshenkilölle.

15 Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Kamerarekisteriseloste

1 Rekisterin nimi

Tallentava kameravalvonta osoitteessa Huittulantie 327, Sääksmäki (Valkeakoski).

2 Rekisterinpitäjä(t)

Sääksmäen Reservinaliupseerit-Reserviläiset ry (SäRes)

c/o Antero Retulainen,

Metsäpellontie 4,

37600 Valkeakoski.

Y-tunnus 3031139-5.

Ja palveluntuottaja;

Verisure Oy,

Palkkatilanportti 1,

00240 Helsinki

Y-tunnus: 1773522-2

3 Tämän rekisterin vastaava yhteyshenkilö

SäRes rahastonhoitaja Antero Retulainen

antero.retulainen@gmail.com

0400 735 686

Verisure Oy

Tietosuojavastaava

Heidi Laahanen

Sähköposti: Rekisteriasiat@verisure.fi

Puhelin: 010 217 9000

4 Rekisterin käyttötarkoitus ja käsittelyn perusteet

Kameroiden avulla valvotaan SäRes-Centerin johtosäännön mukaisia maa-alueita. Valvonnasta on kerrottu asianmukaisilla kylteillä. Alue on tarkoitettu viranomais-, tapahtuma-, reserviläis- ja Airsoft-toimintaan.

Kameravalvonnan tarkoitus on rikosten ennalta ehkäiseminen, tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen, omaisuuden ja tiedon suojaaminen sekä turvallisuutta tai omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen ja selvittäminen. Tietoja käsitellään ainoastaan näihin tarkoituksiin, kuten rikos- ja vahinkotapahtumien selvittelyyn sekä tarvittaessa tiloissa liikkuneiden henkilöiden tunnistamiseen.

Kameroiden reaaliaikaista kuvaa seurataan tarvittaessa Verisuren hälytyskeskuksessa murtohälytystilanteissa, sekä johtokunnan jäsenten toimesta Verisuren applikaatiolla. Hälytysten ollessa kytkettynä kamerat reagoivat liikkeeseen alueella ja tallentavat kaiken liikkeen kamerakentässä. Johtokunnan jäsenet saavat välittömän tiedon näistä liikeilmaisuista ja kykenevät tarkastamaan kuka alueella liikkuu, ilman että varsinaista murtohälytystä on tapahtunut.

Vain tietyillä Verisuren työntekijöillä on näiden kuvien ja/tai videoiden käyttöoikeus. Ellei hälytystä ole tapahtunut, työntekijät eivät voi katsoa kameroiden ottamia video-/kuvatallenteita. Verisuren työntekijät käsittelevät tallenteita rajoitetun ajan ennen hälytystapahtumaa sekä rajoitetun ajan hälytystapahtuman jälkeen. Lisätietoa käsittelyn ajankohdasta saa ottamalla yhteyttä tietosuojavastaavaan. Käsittelyn lakiperuste on Verisuren ja SäRes välinen sopimus.

5 Rekisterin tietosisältö

Valvontakamerat ovat digitaalisia, käytössä 24 h/vrk ja tallennus tapahtuu Verisuren palvelimen kovalevylle. Valvontakamerat eivät tallenna puhetta.

Valvontakamerat kuvaavat pääosin ulkoalueita ja keskeisimpiä sisäkohteita. kameroita ei sijaitse WC- ja peseytymistiloissa tai teltta-alueella.

Kameravalvonnalla kyetään tunnistamaan alueelle saapuneet henkilöt sekä rakennusten lähellä liikkuvat henkilöt.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteinä toimivat kameroiden tallentama kuva johtosäännön mukaiselta alueelta.

7 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Kameroiden tallentamia tietoja ei luovuteta säännöllisesti mihinkään. Pyynnöstä kameroiden tallentamia tietoja luovutetaan poliisille. Tietoja voidaan myös luovuttaa muille satamissa toimiville toimijoille sopimuksesta. Verisuren hälytyskeskuksella on oikeus katsoa kuvatietoja murtohälytystilanteessa.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytys

Valvontakameroiden ohjauskeskukset ja kovalevyt sijaitsevat Verisurella, joihin pääsy on rajoitettu vain tietyille Verisuren henkilöille.  Rekisteritietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla, ja valvonta on asennettu vain ennalta määrättyihin tietokoneisiin, jotka on suojattu salasanoilla ja ulkopuoliselta käytöltä. Hälytystilanteiden yhteydessä mahdollisesti vastaanotettuja kameran ottamia kuvia säilytetään Verisurella 2 vuotta hälytyskeskuksille asetetun EN50518 standardin mukaisesti. Ensimmäiset 90 päivää kuvat on saatavilla asiakastietojärjestelmässä jonka jälkeen ne salataan ja siirretään arkistoon ja 2 vuoden jälkeen kuvat poistetaan pysyvästi.

9 Rekisteriin liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeus tarkistaa tietonsa ja vaatia tiedon poistamista

• Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa tietonsa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tietojen tarkastuspyyntö on maksullinen, jos edellisestä tarkastuspyynnöstä on kulunut alle vuosi.
• Rekisteröidyllä on oikeus vaatia poistamaan tiedot, mitä häntä koskien rekisteriin on tallennettu. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta poistoa laissa säädetyin perusteluin tai rekisterinpitäjän velvollisuuksien ja oikeuksien perusteella.
• Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasäätelyä.

10 Yhteydenotot oikeuksien käyttämiseksi

Tietojen tarkastus- ja poistopyynnön osalta pyyntö on annettava kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterin vastuuhenkilölle. Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää asiakasta täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja todistamaan henkilöllisyytensä.